10 Dicas Para Melhorar o seu Trabalho com o WhatsApp Business

Última modificação: 24/09/2020

No início de 2020, o WhatsApp se juntou ao Facebook e ao YouTube como únicos aplicativos a atingir a incrível marca de 2 bilhões de usuários. Entre os vários motivos que levam a este sucesso, estão a facilidade de utilização e a rápida ampliação dos serviços oferecidos pelo aplicativo.

O WhatsApp Business, por exemplo, é um excelente serviço ofertado pela companhia, que foi capaz de perceber a grande utilização do mensageiro para fins comerciais.

Pensando nisso, separamos 10 dicas que facilitarão (e muito!) seu dia a dia com o aplicativo, melhorando a qualidade e a velocidade do seu atendimento através do WhatsApp Business. Antes disso, vamos mostrar rapidamente a interface dessa versão destinada aos comércios e profissionais.

Ao acessar o WhatsApp Business pela primeira vez, será necessária a confirmação do número de telefone e também o preenchimento do perfil da empresa (mostraremos em detalhes no primeiro tópico!) Feito isso, o aplicativo está pronto para o uso! Ao abrir o aplicativo novamente, você terá a seguinte interface:

 

 

 

 

Note que é muito similar à interface do WhatsApp normal. Ao clicar no botão direito superior (o que possui os três pontos!) Serão listadas as seguintes opções:

 

 

 

 

Posteriormente, ao clicar na opção “Ferramentas comerciais”, aparecerá uma aba com as seguintes opções:

 

 

1 - Crie e preencha o perfil da sua empresa:

Apesar do avanço da internet e toda a modernização das atividades, o número de pessoas que possuem receio em realizar compras ou mesmo solicitar um orçamento pela internet ainda é grande. Sendo assim, ao preencher os dados da sua empresa, você passará ao consumidor muito mais credibilidade, demonstrando que realmente se trata de uma empresa com pessoas e atendimento profissionais. Além disso, a quantidade de informações a serem esclarecidas não é grande, basta preencher: nome da empresa, endereço físico, horário de atendimento, contato via telefone, e-mail e site da empresa. Não esqueça também de adicionar uma foto com o logotipo da sua empresa, principalmente com o intuito de facilitar a identificação do seu contato dentre tantas outras conversas que certamente ele tem no aplicativo!

Você pode ainda editar o perfil quando quiser, acessando a aba perfil comercial mostrada anteriormente.

2- Utilize o sistema de mensagens automáticas

Uma das maiores vantagens do WhatsApp é a velocidade da comunicação. Por isso, não deixe cliente nenhum esperar! O WhatsApp Business permite que você personalize suas mensagens para que sejam enviadas em algumas situações determinadas. Por exemplo, caso você esteja ausente, pode configurar o envio de mensagens com a sua previsão e volta! Assim, o cliente terá a sensação de sempre estar sendo atendido.

 

 

No exemplo acima, foi mostrado um exemplo de mensagem de ausência. No entanto, também podem ser configuradas mensagens de boas-vindas, através do mesmo menu.

3 – Use sempre o sistema de etiquetas

A organização é fundamental para o dia a dia de uma empresa. E o atendimento ao cliente, principalmente via WhatsApp, também merece muita atenção. Para resolver esse problema, o WhatsApp Business permite marcar as conversas utilizando etiquetas de diversas cores, do modo que preferir. Assim, você pode categorizar as conversas com os clientes de diferentes maneiras. Por exemplo, você pode atribuir uma etiqueta específica para os pedidos em urgência. Ou ainda, utilizar uma etiqueta para definir os clientes novos. Enfim, a escolha fica ao seu critério, mas utilize-as!

 

 

O sistema de etiquetas é acessado através do ícone “Etiquetas”, mostrado no início.

4 – Utilize mensagens prontas

Vamos supor que você possua um pequeno restaurante. Algumas informações, como disponibilidade do produto, tempo estimado de entrega e até mesmo o cardápio são comuns, ou sofrem pouquíssima variação. Pensando nessa necessidade, o WhatsApp Business tem uma ferramenta que permite ao usuário a configuração destas mensagens rotineiras. Ao configurar o próprio comando no seu telefone, a mensagem será preenchida automaticamente, garantindo velocidade e clareza nas comunicações. Como falamos no segundo tópico, o cliente não pode ficar esperando. E é justamente por isso que essas mensagens prontas são tão úteis.

 

 

As respostas rápidas são adicionadas no menu ferramentas comerciais, assim como as mensagens de ausência e de boas-vindas.

5 – Respeite as preferências do cliente

Esse tópico é fundamental, uma vez que o respeito pelo cliente é importantíssimo dentro de uma empresa. Com o atendimento via WhatsApp isso não seria diferente. Lembre-se que, mesmo utilizando uma conta profissional, você está lidando com uma informações pessoais. Desta forma, quando tiver acesso ao número de telefone de um cliente, pergunte se ele deseja receber informações sobre ofertas e serviços oferecidos pela empresa. Afinal, ninguém gosta de receber propagandas indesejadas. E com a devida permissão, vá devagar, uma vez que o spam é uma prática indesejada pelo WhatsApp business, como veremos adiante.

6 – Crie listas de transmissão

Esta dica segue a necessidade de respeito ao cliente. Caso o cliente queira receber em seu número mensagens promocionais, o modo ideal é utilizar as listas de transmissões oferecidas pelo WhatsApp Business. Através das listas de transmissão, você pode enviar mensagens para diversos clientes de uma vez só, de maneira particular. Isso é uma ferramenta muito interessante, uma vez que pode ser utilizada sem a criação dos grupos de WhatsApp, que compartilham o número de telefone do usuário com todo o grupo, o que pode gerar inconveniências. Assim, a lista de transmissão permite uma comunicação individual com cliente, mas geral para o ofertante. Aproveite! Para acessar as listas de transmissão, você deve acessar a aba “Nova transmissão” no menu inicial, que dará início a uma lista que pode conter até 256 participantes de uma vez!

7 – Tenha cuidado com o Spam

Ainda que o envio de mensagens possa ser realizado de forma massiva, o envio de muitas mensagens pode ser prejudicial à empresa. Isso porque, ao forçar a venda ou oferecer muitos produtos para o cliente, podemos ter como resultado uma denúncia por parte do cliente, que leva a um bloqueio temporário ou até mesmo o banimento da conta do WhatsApp Business. Portanto, se deseja divulgar os seus produtos e serviços, tenha cuidado com a quantidade de informações. Uma outra dica é utilizar sites que ofereçam o seu serviço. O AZpop, por exemplo, permite ao usuário buscar centenas de serviços em sua cidade, entrando em contato diretamente com o WhatsApp do prestador de serviço. Aliado a um perfil comercial da sua empresa, pode ser uma ótima ideia de divulgação, uma vez que o cadastro é gratuito.

8 – Faça análise das estatísticas

Quanto maior o número de dados para se analisar em uma empresa, melhor. E o WhatsApp Business também pensou nisso! Dentro do próprio aplicativo, você pode verificar o alcance das mensagens, avaliando o número de mensagens recebidas, enviadas, entregues e lidas pelos clientes. Ao realizar uma ação de marketing, como uma promoção exclusiva, você pode acompanhar através do aplicativo se a ação foi efetiva, ou ainda repensar os critérios utilizados, podendo investir no aumento do alcance do seu serviço ou ainda modificar a forma de tratamento dos clientes. As estatísticas estão localizadas nas opções do menu ferramentas comerciais!

9 – Utilize também a versão Web

Mesmo podendo ser totalmente utilizado através do aparelho celular, ao usar a versão Web deste aplicativo as facilidades podem ser maiores ainda. Isso acontece uma vez que a versão Web permite que você acesse somente o WhatsApp, evitando assim aquelas distrações com jogos e aplicativos, que são comuns quando utilizamos o celular. Afinal, você dificilmente checa somente o WhatsApp quando utiliza o seu celular! Além disso, quando são realizados vendas e pedidos, você pode preencher o seu sistema de controle de maneira muito mais rápida, garantindo ainda mais velocidade e eficiência na comunicação, que você já deve ter percebido que é o fator fundamental deste aplicativo.

Isso sem contar a velocidade com que podemos nos comunicar com o cliente, pois escrever num teclado é muito mais rápido.

10 – Possua dois números de WhatsApp

Essa é também uma vantagem interessante do aplicativo. Já que o WhatsApp Business pode ser instalado juntamente com o WhatsApp normal, você pode utilizar dois números ao mesmo tempo em seu telefone! Isso permite ao usuário separar devidamente o que são assuntos pessoais e o que são assuntos relacionados ao trabalho. Para quem já utilizava o WhatsApp para fins comerciais, certamente esse é um grande diferencial, uma vez que possibilita cuidar dos assuntos da vida pessoal tranquilamente, sem misturar com o profissional.

Vale ressaltar que não há nenhum ponto negativo na utilização deste aplicativo em relação ao WhatsApp convencional. Assim sendo, considerando as inúmeras vantagens da utilização do WhatsApp Business, e que também é gratuito, não tem porque não o utilizar. Aliás, se os desenvolvedores seguirem o mesmo princípio da versão pessoal, as necessidades e problemas dos usuários serão rapidamente resolvidos, melhorando ainda mais a sua experiência!

Se você possui um pequeno ou mesmo um médio negócio, essa ferramenta e as dicas acima facilitarão demais sua rotina. Aproveite. Inclusive, preparamos até um vídeo sobre o assunto, confira!